O sistema ERP trabalha junto com o Business Intelligence para facilitar a tomada de decisão do gestor. Confira o conteúdo completo!
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O sistema ERP é uma ferramenta de gestão que auxilia o gestor no gerenciamento das informações de todos os setores da empresa. A vantagem desse sistema em relação ao controle de dados já é bastante conhecida.
O que muitos empresários não percebem, ou negligenciam, é a importância e os benefícios da interação do sistema ERP com outra tecnologia igualmente importante para o mundo dos negócios e para o grande volume de dados produzidos diariamente pelo segmento corporativo: o Business Intelligence.
A seguir, você vai saber o que é, qual a relação e como usar o sistema ERP e o Business Intelligence a favor da sua empresa, usufruindo das suas muitas vantagens.
Qual a relação entre sistema ERP e Business Intelligence (BI)?
O ERP e o BI são plataformas essenciais para o processamento e para a compreensão das informações empresariais e, principalmente, para ajudar o gestor a decidir o que fazer com o que foi coletado, tomando decisões mais coerentes e assertivas.
Contudo, antes de falarmos sobre essa relação, vamos às definições dos termos: ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial, em português.
Trata-se de um software que integra todos os setores de uma empresa, capturando e reunindo os respectivos dados em um único local para que, dessa forma, o gestor e demais responsáveis por cada segmento, consigam visualizar e acompanhar todos os processos.
Na prática, o ERP centraliza informações que pertencem a um departamento, mas que, de uma forma ou de outra, também são importantes para outra área da empresa.
É o caso do inventário de estoque, que possui dados essenciais para o setor de compras e armazenagem, bem como para a área comercial. Já o número de vendas, elemento básico para a equipe comercial, também deve estar acessível para a equipe de marketing, e assim por diante.
Já o Business Intelligence, ou BI, é o termo em inglês que pode ser traduzido para Inteligência nos Negócios. Embora não seja um sistema assim como é o ERP, é uma metodologia que ajuda no sucesso da empresa por executar funções diversas, como coleta, armazenamento, tratamento e análise dos dados de uma organização, transformando essas informações em conhecimento relevante.
Para realizar esse processo, o Business Intelligence utiliza diversos tipos de softwares diferentes e, por isso, também pode ser definido como um conjunto de ferramentas ou tecnologias.
Como o próprio nome sugere, o Business Intelligence tem o objetivo de levar inteligência para os negócios, proporcionando ao gestor condições reais de avaliar a empresa, encontrar e corrigir falhas e melhorar a sua competitividade no mercado.
E como isso acontece na prática? Veja um exemplo:
Com o BI, é possível identificar as preferências do cliente, e com esse material em mãos, será muito mais fácil para a equipe de marketing criar campanhas mais diretas e personalizadas, com base na conduta anterior daquele consumidor, e com chances reais de retorno.
Podemos perceber que o sistema ERP e o BI possuem características em comum. Ambos atuam diretamente no volume de informações geradas pela organização empresarial.
Contudo, não são considerados substitutos, uma vez que não executam as mesmas funções e possuem diferenças entre si. Dessa forma, são plataformas complementares que oferecem resultados mais completos quando atuam simultaneamente.
Principais diferenças entre ERP e Business Intelligence
Apesar de muitas vezes serem considerados sinônimos, o sistema de gestão integrada (ERP) e o Business Intelligence são conceitos diferentes e trabalham de forma distinta, como pudemos perceber em suas definições no tópico anterior.
Enquanto o ERP reúne as informações de toda a empresa em uma única plataforma, facilitando a sua análise, o BI tem a responsabilidade de processar esse material, organizando-o e extraindo dele insights valiosos que vão resultar em decisões estratégicas.
Por esta razão é que o ERP e o BI não podem ser considerados substitutos um do outro, ainda que tenham um objetivo semelhante, que é a manipulação de dados e a facilitação da sua compreensão.
Suas características e particularidades específicas deixam claro que eles devem ser integrados, pois se complementam. Dessa forma, é possível extrair o que há de melhor em cada um deles e fortalecer a gestão de informação.
Vantagens da integração do sistema ERP e BI
Tanto o ERP quanto o Business Intelligence foram criados com o objetivo de aperfeiçoar os processos internos empresariais, aprimorando o seu desempenho. É o que acontece quando eles trabalham de forma integrada. A seguir, vamos conhecer algumas das muitas vantagens dessa interação.
Equipe mais eficiente
A equipe de colaboradores se torna mais competente e produtiva quando tem à disposição todas as informações necessárias para executar o seu trabalho corretamente, em direção às metas propostas pela gestão.
Com o ERP e o BI, os dados coletados e suas análises ficam disponibilizados em um único sistema, facilitando o acesso da equipe e permitindo ações mais efetivas por parte de cada funcionário.
Como exemplo, podemos citar a comunicação entre o setor de vendas e o estoque, ação necessária para evitar que um produto seja vendido ao cliente sem que esteja realmente disponível, o que seria muito frustrante para o consumidor e péssimo para a imagem da marca.
Processos internos melhor mapeados
Unindo os dois sistemas, o gestor tem um controle mais amplo de todos os processos que acontecem na empresa, entende como eles funcionam de verdade e, dessa forma, consegue gerenciá-los com mais precisão e eficiência.
Nesse momento, o gestor identifica aquilo que está atrapalhando o andamento das ações e pode fazer as mudanças que julgar necessárias com muito mais segurança e agilidade.
Investimentos mais estratégicos
O ERP e o BI oferecem ao gestor a capacidade de fazer projeções mais seguras, baseadas no padrão de comportamento dos seus clientes, um material já coletado e verificado anteriormente. Da mesma forma, é possível prever a atuação do mercado em um futuro próximo, o que é essencial para a criação de novas estratégias e também para investimentos mais certeiros e lucrativos.
Essa análise também pode ser feita dentro da própria empresa. Ao identificar setores ou processos que estão gerando menos resultados, é possível encontrar o gargalo que impede o pleno desenvolvimento.
O passo seguinte é pensar em soluções para esses problemas, investindo em melhorias e distribuindo os recursos de acordo com as demandas e necessidades de cada departamento ou atividade.
Redução da margem de erros
Com profissionais mais eficientes, processos internos mais ágeis e certeiros, comunicação integrada, clara e precisa e decisões tomadas com base em dados sólidos, o índice de erros em todas as áreas será muito menor.
A redução de erros também implica em menos refação de tarefas, otimização do trabalho dos profissionais, menos custos envolvidos e mais agilidade nas demais operações.
Por que investir em BI e ERP juntos?
Vale a pena apostar na união desses dois sistemas de processamento de informações? As vantagens citadas provam que sim. Afinal, como não querer uma empresa bem organizada, sob controle, com todos os setores atuando em conjunto, com redução de custos, menor incidência de erros e maior número de vendas?
E, claro, não podemos nos esquecer de citar que um dos grandes benefícios do uso simultâneo do sistema ERP e do Business Intelligence é a tomada de decisões baseadas em dados verdadeiros, consistentes, e não a partir de achismos ou suposições.
A junção dos sistemas prepara o gestor para o que pode acontecer dali pra frente, dando a ele a oportunidade de agir proativamente e não ser pego de surpresa com as transformações que afetam o mercado e o comportamento do consumidor.
Se você, empresário, vem enfrentando dificuldades no gerenciamento de informações, não se sente seguro para tomar decisões e nem consegue visualizar o futuro do seu negócio, o ERP e o BI podem ajudar você a direcionar melhor as suas ações e fazer a sua empresa crescer de forma sustentável.
Saiba mais sobre o que é e como funciona o Business Intelligence visitando o blog da OMIE.
