Advogada conta sobre a rotina do escritório e como têm sucesso com os clientes
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A dinâmica do mercado jurídico exige cada vez mais dos profissionais da área. No caso dos advogados especializados em fechamento de contratos, a complexidade das negociações e a diversidade de perfis de clientes demandam uma adaptabilidade constante.
Nesse sentido, Marcela Cunha, da Koetz advocacia, especializada em fechamento de contratos, compartilha que, apesar de não estar na linha de frente do atendimento direto ao cliente ou na análise de casos, seu papel é essencial no suporte estratégico e operacional da equipe de fechamento de contratos.
No escritório, existe uma estrutura bem organizada, incluindo um time de SDRs (Sales Development Representatives), que recebe leads qualificados. Estes leads, pessoas que já têm o perfil de cliente ideal, são cuidadosamente triados pela equipe de SDR, que coleta documentos essenciais e organiza o encaminhamento do caso para o advogado especializado.
“Para garantir um atendimento de excelência, a equipe de fechamento é segmentada por nichos de especialidade, como Direito Previdenciário, Internacional e Civil. Isso significa que, conforme a área demandada pelo cliente, o lead é direcionado ao advogado mais adequado para o fechamento do contrato” explicou ela.
Ela ressalta que um dos principais desafios é a dinâmica das relações com as pessoas, onde não há uma rotina fixa devido à diversidade de casos e perfis dos clientes atendidos. Embora existam padrões de atendimento, a equipe enfrenta situações únicas diariamente. Para gerenciar essas complexidades, o time desenvolveu roteiros e playbooks que servem como guias para situações específicas.
A Dinâmica de Fechamento de Contratos: Desafios e Soluções
Trabalhar com o fechamento de contratos também envolve lidar com uma rotina dinâmica, onde nenhum dia é igual ao outro. “As relações com as pessoas são, por natureza, desafiadoras, e no fechamento de contratos isso é ampliado pela diversidade de perfis e casos que atendemos”, comenta Marcela.
Embora o escritório adote padrões de atendimento para guiar a equipe, ela explica que cada cliente traz uma situação única, exigindo que os profissionais tenham uma alta capacidade de adaptação. Essa falta de rotina se traduz em um ambiente dinâmico, onde a resolução de problemas é uma constante.
Para enfrentar esses desafios, a Koetz Advocacia desenvolveu roteiros e playbooks que servem como guias em situações específicas. Essas orientações padronizadas ajudam a equipe a responder com agilidade, mesmo quando surgem questões inesperadas.
Marcela conta que o processo é colaborativo: "Quando surge algo novo que exige uma abordagem especial, o caso é discutido em equipe e a solução encontrada é adicionada ao manual do escritório." Dessa forma, o conhecimento se acumula e se transforma em um acervo de orientações para futuras ocorrências, proporcionando um processo de aprendizado contínuo que beneficia tanto a equipe quanto os clientes.
A Importância da Comunicação e Transparência no Atendimento ao Cliente
No fechamento de contratos, a comunicação é uma ferramenta essencial para o sucesso. Manter o cliente informado sobre cada etapa do processo cria uma relação de confiança e minimiza possíveis insatisfações. Marcela acredita que essa transparência é fundamental para evitar ruídos na comunicação e garantir que o cliente se sinta seguro quanto à seriedade do trabalho prestado.
Ela menciona que um dos aspectos mais valorizados pelos clientes é a clareza com que são informados sobre as etapas, prazos e responsabilidades de cada parte envolvida. “A confiança é o alicerce do nosso trabalho, e ela é construída com uma comunicação direta e transparente”, ressalta.
Para assegurar essa transparência, o escritório investe na capacitação dos SDRs e dos advogados de fechamento, com ênfase na comunicação eficiente e na empatia com os clientes. Cada membro da equipe é treinado para ouvir o cliente e entender suas necessidades, demonstrando cuidado e profissionalismo em cada contato. Esse tratamento cuidadoso fortalece o relacionamento com o cliente e contribui para que o fechamento do contrato ocorra de forma fluida, sem atritos desnecessários.
O Papel da Tecnologia no Fechamento de Contratos
A tecnologia tem sido uma aliada essencial na otimização dos processos de fechamento de contratos. Marcela observa que o uso da ADVBOX permite que o escritório centralize as informações de cada cliente, facilitando o acesso e o acompanhamento dos casos.
"A ADVBOX é nossa fundação; se ela não existisse, provavelmente o escritório não existiria, porque está tudo muito atrelado", afirma Marcela. Esse sistema robusto permite que o escritório opere de forma totalmente online, com uma equipe de mais de 40 profissionais que não compartilham o mesmo espaço físico. Com a plataforma, o gerenciamento e a segurança das informações são otimizados, proporcionando um ambiente de trabalho remoto estruturado e seguro.
A ADVBOX é usada para centralizar todas as tarefas, rotinas e comunicações internas, garantindo que nada seja deixado de lado. A plataforma notifica a equipe sobre prazos e intimações importantes, oferecendo a tranquilidade de que todas as atividades estão em conformidade com os padrões de segurança necessários para proteger os dados dos clientes. “Para nós, é fundamental, porque conseguimos gerenciar a equipe, dar segurança para o nosso cliente e manter o sistema funcionando de forma integrada”,
Essas ferramentas tecnológicas agilizam a comunicação interna, garantem que as informações estejam sempre atualizadas e reduzem o tempo necessário para a coleta e análise de documentos. Além disso, a tecnologia também auxilia na triagem inicial dos leads, permitindo que o trabalho dos SDRs seja mais eficiente e direcionado.
Outro benefício da tecnologia é a padronização dos procedimentos e o monitoramento da performance da equipe. Os dados gerados pelo sistema permitem que Marcela e os demais gestores analisem o desempenho dos profissionais, identificando pontos de melhoria e ajustando as estratégias conforme necessário. Esse monitoramento constante é crucial para manter a qualidade dos atendimentos e assegurar que os processos internos estejam sempre alinhados com as expectativas dos clientes.
Adaptação e Evolução Constantes: O Diferencial do Escritório
Marcela Cunha destaca que o sucesso de uma equipe de fechamento de contratos não depende apenas de procedimentos bem definidos, mas também da capacidade de adaptação dos profissionais a novas situações.
“Cada cliente tem uma história e uma expectativa diferente, e nós precisamos estar prontos para entender essas particularidades”, reflete.
O processo de melhoria contínua, que inclui a atualização de manuais e a criação de novos roteiros, é uma estratégia que o escritório adota para lidar com a imprevisibilidade do dia a dia. Essa abordagem permite que a equipe não apenas reaja aos desafios, mas também antecipe as necessidades dos clientes, criando soluções que tornam o processo mais eficiente e satisfatório.
Essa visão estratégica e adaptável reflete uma prática que, além de focar no fechamento de contratos, valoriza a experiência do cliente em toda a sua jornada no escritório.
Desde o primeiro contato com os SDRs até o fechamento do contrato com advogados especializados, o cliente encontra uma estrutura preparada para oferecer um atendimento personalizado e de alta qualidade. No atual mercado jurídico, essa capacidade de adaptação e evolução constante é o que diferencia um escritório de advocacia preparado para lidar com os desafios do futuro.
